¿Por dónde empiezo con la IA? Por cómo trabaja hoy tu empresa.

Me paso buena parte de la semana probando herramientas de inteligencia artificial. Muchas se quedan en nada, y de vez en cuando alguna me cambia la forma de trabajar. Hoy muchas de mis tareas diarias las llevo con agentes que me he montado yo mismo. Cuando algo funciona, lo primero que hago es contarlo dentro de Imascono, y después a nuestros clientes. Con tantas pruebas encima tengo una cosa clara: la herramienta es lo último que se elige. Lo primero es entender cómo trabaja la empresa que tienes delante.

En el evento de nuestro 15 aniversario contamos que Imascono acompaña a las empresas al futuro. Aquí quiero bajarlo a tierra y explicar qué hacemos en la práctica cuando una empresa nos llama.

«Sé que tengo que hacer algo con la IA, pero no sé por dónde empezar.» 

Nos la hacen casi cada semana, y detrás hay situaciones muy distintas. Hay empresas en las que la gente ya usa ChatGPT por su cuenta, sin que nadie lo haya planteado. Otras tienen alguna prueba en marcha y no saben cómo llevarla al resto. Y otras saben que toca moverse y están esperando a que alguien les diga por dónde. 

Mi respuesta siempre es la misma: empezamos por cómo funciona hoy tu empresa.

En quince años hemos hecho más de 700 proyectos, y casi ninguno se parecía al anterior. Lo que sí se repite es esto: una solución a medida se construye sobre lo que la empresa ya tiene. Su ERP, su CRM, los Excel que de verdad se usan, la carpeta compartida donde acaba todo. Y sobre todo, lo que sabe su gente. 

En casi todas las empresas hay alguien que lleva diez años haciendo una tarea y la resuelve de memoria. Ese conocimiento vale muchísimo, y casi nunca está escrito en ningún sitio. Una buena parte de nuestro trabajo es aterrizarlo, sacarlo de la cabeza de esa persona y convertirlo en reglas que un sistema pueda seguir. Así esa persona deja de repetir lo mismo cada día y dedica su tiempo a lo que de verdad aporta, que es resolver lo que se sale de lo normal. 

Cada empresa parte de un punto distinto en su madurez digital, y dentro de cada empresa, cada departamento también. Para no perdernos trabajamos con cuatro niveles de madurez, el recorrido de lo manual a lo autónomo: 

• Manual. El día a día va sobre hojas de cálculo y correo, y cada uno tiene su copia de los datos. El primer paso es la transformación digital: poner un sistema en el centro y que la información deje de vivir en el ordenador de una persona. 

• Digital. Ya hay sistemas y están conectados. Lo que apunta uno lo ve el resto al momento, sin volver a teclearlo. Con el dato en orden entra la inteligencia de datos, que permite decidir con criterio y empezar a automatizar lo que se repite. 

• Inteligente. La IA ya trabaja dentro del negocio, y no solo cuando alguien abre un chat. Hay agentes IA que hacen tareas y una persona que los supervisa, y las decisiones se apoyan en los datos. 

• Autónoma. Hay procesos que corren solos de principio a fin, sin que nadie tenga que ir lanzando cada paso. Llegamos aquí donde tiene sentido para tu negocio, no por llegar. 

Para situar a una empresa nos bastan cuatro preguntas. ¿Sobre qué lleváis el día a día, un programa de gestión o hojas de cálculo y correo? Lo que apunta uno, ¿lo ve el resto al momento? ¿Estáis trabajando con IA en el día a día? ¿Hay algún proceso que funcione solo, de principio a fin? Si te las haces ahora mismo, ya sabes más o menos dónde estás. 

Lo normal es que una misma empresa tenga administración en manual y logística ya en digital. Pasa en casi todas, y no pasa nada: cada departamento sube a su ritmo y cada peldaño ya da resultados. El nivel no sirve para poner nota. Sirve para saber qué tecnología toca y cuál es el siguiente paso. Si quieres ver cómo es ese primer peldaño en una empresa real, lo contamos en Del Excel a los procesos conectados.

La tecnología cambia de un cliente a otro. Nuestra forma de trabajar se mantiene, y tiene tres etapas: 

1. 1. Estudiar. Aquí empieza nuestra consultoría. Nos sentamos contigo y recorremos la empresa de principio a fin: cómo entra un pedido, cómo se fabrica o se presta el servicio, cómo sale y cómo se factura. En cada paso preguntamos tres cosas: quién lo hace, con qué herramienta y dónde se queda guardado. Ahí aparece el reto real, que muchas veces no es el que traías pensado. 

2. 2. Diseñar. Diseñamos la solución y la probamos con casos reales tuyos antes de construir nada grande. Llevamos una demo a la mesa desde el principio, para que veas cómo sería sin tener que imaginarlo. 

3. 3. Acompañar. La ponemos en marcha contigo, medimos lo que ahorra y vemos qué viene después. 

Para elegir por dónde empezar buscamos procesos que cumplan cuatro cosas: que se repitan, que sigan unas reglas, que consuman tiempo y que tengan un resultado claro. Ese es el primer candidato. Arrancamos con una primera fase pequeña, con algo funcionando en pocas semanas, y a partir de ahí vamos sumando fases. La plataforma crece con la empresa, y lo que empieza siendo una herramienta concreta acaba, fase a fase, conectado con todo lo demás. 

Todo esto lo hemos probado primero en casa. Nuestra Factoría Comercial es una plataforma de IA que hemos construido para el ciclo comercial de Imascono: hoy preparamos una memoria técnica con un 80 % menos de horas y tenemos cuatro veces más capacidad para presentarnos a concursos. Antes de proponerle algo así a un cliente, lo hemos vivido nosotros. 

Global Spedition es una empresa aragonesa de transporte internacional con más de 50 años de historia. Sus camiones cisterna mueven productos a granel, sólidos y líquidos, y muchos de ellos son peligrosos o inflamables. Para ellos la prevención de riesgos está en el centro de la operativa. 

Los manuales y las presentaciones explicaban bien el procedimiento. Lo que necesitaba el equipo era practicarlo antes de tener la carga delante, y con mercancías peligrosas eso no se puede ensayar en la realidad. 

Empezamos por estudiar sus protocolos, elegimos con ellos los escenarios más críticos y diseñamos cada mecánica probándola con personas de su propio equipo. El resultado es una formación en realidad virtual a medida. Los manuales se convierten en simulaciones de su puesto real, en sesiones de diez minutos en las que cada persona practica el protocolo, toma decisiones y ve sus consecuencias sin ningún riesgo. 

Más de 800 empleados ya la han hecho, y el tiempo de formación en prevención ha bajado un 60 %. Pero lo que más me gusta del proyecto es otra cosa: gente que llevaba años con formaciones de las de siempre descubrió que aprender así es útil, dinámico y se queda. 

Este caso resume bien lo que defendemos. El reto decide la tecnología, y la tecnología está para que la gente trabaje mejor, nunca para sustituirla. Cuando automatizamos algo, lo que buscamos es liberar a las personas de lo repetitivo para que dediquen su tiempo a lo que aporta valor. 

Por eso le damos tanta importancia a la primera conversación. Ahí se decide casi todo el camino. 

Por tu reto. Con tres preguntas ya se puede arrancar: cuál es el reto, en qué nivel está cada área de tu empresa y cuál es el siguiente peldaño. 

Si quieres responderlas con nosotros, cuéntanos tu reto. Nos sentamos contigo, vemos cómo trabajáis y te proponemos por dónde empezar. Llevamos más de 700 proyectos, con 115 millones de usuarios en 120 países, y cada empresa nos sigue enseñando algo nuevo. 

Te acompañamos al futuro.